Prestação de Contas - Financeira Responde

1. Para comprovar pagamento de despesas com Direitos Autorais é necessária a nota fiscal?
A comprovação de Direitos Autorais é realizada por meio de recibo que descreva plenamente o direito concedido, contenha o nome e número do Pronac e outros dados essenciais como emissor, local, data, assinatura, e pelo boleto para pagamento.
 
2. Como comprovo despesa com artista estrangeiro?
Você deve emitir um recibo com os dados do artista (pessoa física), especificar o nº do Pronac e o nome do Projeto e anexar cópia do passaporte, caso o prestador do serviço tenha estado no Brasil. Se o recibo estiver em outro idioma deve ser traduzido, conforme artigo 11, § 2º da IN nº 001 de 2013.
 
3. É obrigatório registrar os contratos de pessoas jurídicas quando da contratação dos prestadores de serviços dos projetos?
A formalização de contratos e os seus registros constituem segurança para as partes, mas não é necessário que contratos sejam enviados ao MinC quando da prestação de contas, salvo quando se tratarem de documentos indispensáveis para a comprovação das despesas, como por exemplo contratos de alugueis. 
 
4. Como pago e comprovo uma veiculação de mídia feita por meio do Facebook?
Por meio de fatura. O pagamento deve ser realizado por boleto bancário com o cheque da conta do projeto nominal ao fornecedor. Todos os documentos comprobatórios das despesas devem ter a descrição dos produtos e ou serviços o mais compatível possível com a rubrica orçamentária aprovada pelo MinC.
 
5. Entidade sem fins lucrativos emite nota fiscal?
O fato de um serviço ser prestado por uma associação ou entidade sem fins lucrativos e que tenha o título de Utilidade Pública não a exime de apresentar notas fiscais pelos serviços prestados. No entanto, para os casos em que a entidade não emita nota fiscal, deve ser enviada, no momento da prestação de contas, a disposição legal que confirme tal isenção.
 
6. O MEI emite nota fiscal?
O Microempreendedor Individual (MEI) é obrigado a emitir a nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas para outras pessoas jurídicas (empresas) de qualquer porte, ficando dispensado dessa emissão para o consumidor final, pessoa física, exceto se o consumidor exigir a sua emissão. Para mais informações, verifique junto à Receita Federal.
 
7. Qual comprovante de despesa válido quando eu prestar serviços ao projeto no qual sou proponente? 
É exigida a Nota Fiscal quando você (proponente) for prestador do serviço do projeto como Pessoa Jurídica. Caso você seja o sócio da entidade proponente e prestar serviços como Pessoa Física, o comprovante de despesa é o Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA) ou Recibo Simples. Por oportuno, observe sempre o conteúdo disposto no artigo 82 da IN MinC 1/2013
 
8. Sou proponente e prestei serviço ao projeto. O que fazer quando não for possível gerar nota fiscal com mesmo CNPJ para prestador e tomador de serviço?
Exclusivamente nos municípios onde não seja possível gerar Nota Fiscal com mesmo CNPJ para tomador e prestador do serviço, portanto, de impossibilidade de emissão da Nota Fiscal eletrônica, aceitamos fatura ou recibo, com o serviço e demais informações discriminadas, conforme orienta o §1º do artigo 83 da IN MinC 01/2013.
 
9. É possível considerar o reembolso de gasolina e pedágios se utilizando do item aprovado 'Passagens Terrestres', uma vez que será mais econômico para o projeto?
Não é possível, pois os comprovantes de despesas devem ser sempre compatíveis com os itens aprovados. Acaso seja mais econômico o gasto com gasolina e pedágios, solicite readequação orçamentária diretamente no sistema Novo SALIC. 
 
10. O que fazer para que as informações contidas em alguns cupons fiscais, comprovantes de despesas, não se apaguem ou se tornem ilegíveis com o passar do tempo?
Tire cópia ou digitalize os comprovantes de despesas assim que forem emitidos, pois muitos deles são impressos em papeis térmicos, cujas informações ali contidas podem se perder com certa facilidade. 
 
11. Posso corrigir a Nota Fiscal Eletrônica ?
A correção de nota fiscal pode ocorrer apenas para os casos em que o erro não esteja realcionado a variáveis que alterem:
1. O valor do imposto como: base decálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
2. Dados cadastrais que impliquem em mudança de remetente ou destinatário; 
3. Data de emissão ou de saída.
 
12. Qual é o documento fiscal válido para compras de passagens aéreas realizadas por meio de agências de viagem, uma vez que estas não emitem nota fiscal ao consumidor final?
Para a prestação de contas são necessárias, como comprovante de despesa com passagens aéreas, as cópias dos cartões de embarque e a fatura da agência de viagem que contemple o detalhamento das informações: nome completo dos passageiros, trechos, datas, valor unitário e valor total. Todos os documentos devem conter o nome do projeto e número do Pronac.
 
13. Como comprovo despesas com passagens aéreas adquiridas pela internet?
É necessário enviar as cópias dos cartões de embarque e o comprovante da compra online que contemple o detalhamento das informações: nome completo dos passageiros, trechos, datas, valor unitário e valor total.
 
14. Como comprovar despesas com hospedagens no caso de compras realizadas por meio de agência de viagem?
Além da fatura emitida pela agência de viagem, solicite ao hotel documento de registro contemplando os detalhes da hospedagem, como o nome completo do hóspede, período, quantidade de diárias, valor unitário e valor total. Deve constar nesta declaração do hotel nome do projeto e número do Pronac.
 
15. Posso apresentar notas de hospedagem e de refeições, separadamente, no item orçamentário 'Hospedagem com Alimentação'?
Para o item "Hospedagem com Alimentação", as refeições devem ser feitas, necessariamente, dentro do hotel. Não são aceitos, na prestação de contas, comprovantes fiscais de refeições fora do hotel quando a aprovação da despesa ocorreu como "Hospedagem com Alimentação".
 
16. No item "Hospedagem" posso locar apartamento ou casa por tempo determinado quando o custo for mais baixo?
Tendo em vista o princípio administrativo da economicidade, o item orçamentário "Hospedagem" pode ser realizado pela locação de apartamento ou casa por tempo determinado. Para a comprovação financeira, é necessário que você envie o Contrato de Locação e o Recibo (ou meio que identifique o recebimento pelo Locador, por exemplo, depósito identificado). Todos os documentos devem estar identificados com o número de Pronac e nome do projeto.
 
17. Posso pagar despesas em dinheiro?
Você pode realizar o pagamento em dinheiro em espécie para apenas para despesas cujo valor não ultrapasse R$100,00 (cem reais), comprovadas por documento fiscal.
 
18. Em especial, ao que devo me atentar sobre os comprovantes de despesas?
Toda despesa deve ser paga mediante apresentação de documentos ficais que devem: 
  • Especificar o serviço prestado ou material adquirido com igual descrição ao contido na planilha orçamentária aprovada pelo MinC.
  • Constar a data de emissão a partir da data da publicação da portaria de aprovação e autorização para a captação de recursos (§1º do art. 35 do decreto 5761/2006 e caput do art. 49 da IN MinC 01/2013).
  • Não ter data de emissão posterior ao término do prazo de execução do projeto.
  • Ser emitido em nome do proponente.
  • Trazer a indicação do número do Pronac e nome do projeto aprovado.
  • Informar o desconto dos impostos de ISS, INSS e IR (quando houver).
 
Para caso de fornecedor Pessoa Jurídica, o documento fiscal aceito é a nota fiscal. Quaisquer outros documentos como recibo, boleto ou fatura serão aceitos apenas nos casos de não incidência de ISS ou ICMS e por disposição legal (que deve ser comprovada).
 
Para caso de fornecedor Pessoa Física, os documentos fiscais aceitos são recibo de pagamento de autônomo (RPA) ou Recibo de pagamento a contribuinte individual (RPCI) que devem conter: nome completo, CPF, endereço, local, data, assinatura e anuência do profissional ou fornecedor do serviço, detalhamento dos impostos cuja arrecadação é de sua responsabilidade.
 
19. Como realizar os pagamentos do projeto?
Os pagamentos devem ser realizados por meio de cheque nominal, transferência eletrônica de fundos com identificação do destinatário ou por dinheiro em espécie, neste caso para despesas de até R$100,00.
 
20. Realizei uma despesa referente ao projeto antes da Portaria de Aprovação. Agora que o projeto foi aprovado, posso me ressarcir do valor gasto?
Não é possível se ressarcir de despesas efetuadas em data anterior à publicação da portaria de autorização para captação de recursos.
 
21. Posso ser ressarcido de despesas?
Após a portaria de autorização para captação, as despesas realizadas antes da liberação da movimentação dos recursos correm por conta e risco do proponente, somente sendo ressarcidas caso seja captado pelo menos 20% do valor aprovado (quando há a liberação da movimentação).
 
Para estes casos, o proponente deve reunir os comprovantes fiscais das despesas que pagou para o projeto, emitir um cheque nominal para si e fazer menção, no verso, de qual item orçamentário aprovado aquele cheque se refere, detalhando o nome e o número do Pronac, e declarando tratar-se de ressarcimento. 
 
22. Como deve se dar o pagamento ao exterior e a devida comprovação?
O pagamento pode ser realizado por meio de contrato de câmbio, invoice ou outras formas de remessa ao exterior, desde que devidamente identificados emitente e recebedor. O mais usual dá-se por meio de contrato de câmbio junto ao Banco do Brasil, especificando o motivo da remessa. Quando da prestação de contas, além da cópia desse contrato, devem estar anexados os comprovantes fiscais correspondentes, hábeis, emitidos pelo país de origem, com a devida tradução, uma vez que se tratam de documentos expedidos no exterior, conforme cita o art. 11da IN nº 1/2013. É preciso demonstrar a conversão da moeda estrangeira em Reais, para justificar o valor da despesa.
 
23. Qual o prazo para eu enviar a Prestação de Contas?
O prazo para envio da Prestação de Contas é 30 dias após o término do Prazo de Execução. Importante reiterar que a prestação de contas traduz toda sua implementação. Durante a execução do projeto, você deve enviar relatórios trimestrais de acompanhamento. Assim, neste momento, você pode iniciar a sua prestação de contas financeira e qualquer dúvida ou dificuldade poderá ser dirimida tão logo ocorra.
 
24. Após o Prazo de Execução do projeto, tenho até trinta dias para prestar contas. Nesse prazo de 30 dias, podem ser emitidos comprovantes de despesas referentes a gastos do projeto e podem ser efetuados pagamentos?
Não. Despesas e pagamentos devem ser realizados até o fim do Prazo de Execução. O prazo limite para emissão de documentos fiscais comprobatórios é o último dia do Prazó de Execução.
 
25. Por qual meio eu apresento a prestação de contas?
A prestação de contas deve ser feita por meio do Novo Salic, endereço: http://novosalic.cultura.gov.br.
 
26. Qual o prazo limite para apresentação do recurso?
O prazo é 10 dias corridos, contados a partir da publicação da Portaria de Reprovação no DOU.
 
27. Por quanto tempo devo guardar as documentações?
Por dez anos, contados a partir da publicação da aprovação da prestação de contas.
 
28. Sou proponente. Posso prestar serviços ao projeto?
Sim, você pode prestar serviços ao projeto desde que siga em conformidade com a Instrução Normativa (IN) MinC 01/2013.
 
29. Qual o limite da remuneração que o proponente pode receber no projeto?
Você iguala-se à condição de qualquer fornecedor. E, assim, deve observar a quantidade de serviços prestados ao projeto do §1º do art. 32 da IN MinC 01/2013. Atente-se que você deve fornecer o documento fiscal do serviço prestado para comprovar a despesa executada. 
 
30. Gostaria de contratar um único fornecedor para a execução de mais de uma rubrica do projeto. É possível?
Sim, desde que siga a IN MinC 01/2013 que esclarece, entre outros pontos importantes, que é permitida a aquisição de mais de cinco produtos ou serviços do mesmo fornecedor apenas quando demonstre ser a opção de maior economicidade, comprovada com declaração do proponente acompanhada de cotação de preços de pelo menos dois outros fornecedores.
 
31. Posso contratar um única empresa para prestar serviços ao projeto?
Não é permitido uma única empresa realizar o projeto, ainda que seja feita licitação. A execução deve ser feita pelo proponente, que, deverá ter capacidade técnica para executar o projeto, conforme expresso no art. 40 da IN/2013.
 
32. Houve atraso no cronograma do projeto e os recursos estão parados na conta movimento, sem aplicação financeira. Isso acarretará algum problema?
Sim. Os recursos devem ser aplicados em caderneta de poupança, quando a previsão de uso do valor for superior a um mês. Para casos em que o dinheiro seja utilizado em prazo inferior a 30 dias, deve-se aplicar em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal.
 
33. O dinheiro captado para o projeto foi aplicado e teve rendimentos. Como tive várias despesas extras durante a execução do projeto, posso utilizar este valor?
Você não pode utilizar o rendimento para pagamento de despesas extras, pois nenhuma despesa não aprovada pode ser realizada sem a anuência do MinC.
 
34. Posso fazer remanejamento de valores?
É possível realizar ajustes que contribuirão para a efetividade de sua prestação de contas. Leia a Instrução Normativa (IN) MinC 01/2013 para compreender em detalhes. Alguns pontos de atenção:
  • Alguns itens orçamentários podem sofrer variação em até 20% do seu valor aprovado. Caso seja verificado que será necessário modificar valores acima desse percentual, deve ser solicitada a readequação orçamentária no Novo Salic para aprovação do MinC.
  • Mesmo dentro da alteração de 20% do item orçamentário, não é possível extrapolar o valor total aprovado das etapas ‘Custos Administrativos', ‘Divulgação' e ‘Captação'. Isto é, o orçamento dessas etapas não pode ser superior ao aprovado mesmo se ocorrerem modificações de valores de seus itens. Assim, caso um item orçamentário tenha acréscimo de 20% e seja verificado que será extrapolado o limite aprovado para a etapa, necessariamente outro item orçamentário da mesma etapa deverá ter diminuição de valor.
  • O item orçamentário ou etapa "Remuneração para captação de recursos" não pode sofrer qualquer alteração de valores para mais.