Pontos de Cultura, Pontões e Redes

PERGUNTAS FREQUENTES DE PONTOS, PONTÕES E REDES DE PONTOS DE CULTURA

I – FORMALIZAÇÃO

1)   O que é Credenciamento?

É o procedimento realizado uma única vez, diretamente no Portal dos Convênios – SICONV. Para apresentar proposta de trabalho, o proponente deverá estar, no mínimo, credenciado. No momento do credenciamento o usuário gera sua senha para acesso ao sistema SICONV.

2) O que é Cadastramento?

Para órgãos e entidades públicas, o cadastramento consistirá na validação dos dados incluídos no credenciamento. Para entidades privadas, sem fins lucrativos, o cadastramento consistirá na apresentação dos documentos referentes à sua qualificação jurídica, fiscal e previdenciária, bem como a sua capacidade técnica e operacional.

3) Onde realizar o Cadastramento?

O cadastramento dos proponentes oriundos do Orçamento Fiscal e da Seguridade Social da União será realizado em órgão ou entidade concedente ou nas unidades cadastradoras do Sistema de Cadastro Unificado de Fornecedores – (SICAF) a ele vinculadas, e terá validade de 1 (um) ano, sem prejuízo do disposto no Art. 16 da Portaria nº507/2011. Nos casos em que o cadastramento for realizado pelo concedente, os documentos referidos no art. 22 da Portaria nº 507/2011 poderão ser encaminhados antecipadamente ao órgão repassador dos recursos, inclusive via postal, pelo dirigente máximo da entidade privada sem fins lucrativos. 

4) Onde encontro uma Unidade Cadastradora?

Acessar o Portal dos Convênios no endereço http://www.convenios.gov.br, clicar no link Unidade Cadastradora e, em seguida, em "Listagem de endereços de Unidades Cadastradoras por Estado".

5) É vedada a participação de algum tipo de proponente?

De acordo com o inciso II do artigo 10 da Portaria 507/2011 é vedado na celebração de convênios e contratos de repasse com entidades privadas sem fins lucrativos, que tenham como dirigentes, proprietários ou controladores servidores vinculados aos órgãos da entidade concedente.

A vedação vale para entidades privadas, sem fins lucrativos, que tenham como dirigentes servidores, cônjuges ou parentes em linha reta até 2o grau que pertencerem aos quadros do órgão ou entidade que irá celebrar o convênio.

6) Como preencher o campo das metas e etapas no cronograma físico do plano de trabalho?

No cronograma físico, previsto no Plano de Trabalho, devem ser informadas as metas e a(s) respectiva(s) etapa(s) para a execução do objeto do convênio. Assim, cada meta inserida deverá corresponder a, no mínimo, uma etapa. O somatório dos valores atribuídos à(s) meta(s) deverá representar o valor global do convênio e que a soma do(s) valor (es) da(s) etapa(s) deverá(ão) ser igual ao valor da respectiva meta. Caso necessite, veja os Manuais e os Simuladores Interativos disponíveis no Portal dos Convênios no item inclusão de Propostas.

7) Como visualizar os pareceres emitidos pelo concedente?

Para visualizar os pareceres emitidos pelo concedente, o usuário deverá acessar o sistema SICONV com login e senha. Após fazer o login, clicar no menu "Proposta", opção "Pareceres". Depois de selecionar a proposta desejada, clicar na aba "Pareceres" e no botão "Visualizar Parecer". Caso necessite, veja os Manuais e os Simuladores Interativos disponíveis no Portal dos Convênios.

8) O que deve ser preenchido no campo "Capacidade Técnica e Gerencial"?

Esse campo deve ser preenchido de acordo com o previsto na Legislação – Inciso V, Art. 19 da Portaria Interministerial nº 507/2011.

O proponente deverá incluir as informações relativas à capacidade técnica e gerencial do proponente para execução do objeto, isto é, descrever os trabalhos executados pela entidade e demonstrar a capacidade em administrar, acompanhar, fiscalizar e, se for o caso, executar a obra. No campo "Anexo Capacidade Técnica", deve-se anexar documentos que comprovem o que foi descrito anteriormente.

9) O número da conta bancária deve ser enviado quando do encaminhamento da proposta?

Não, no encaminhamento da proposta deve ser indicado apenas o "Domicílio Bancário", ou seja, a agência do banco oficial da União, para a abertura da conta convênio.

10) Qual o código da natureza da despesa a ser informado na aba "Plano de Aplicação Detalhado" ao incluir uma Proposta/Plano de Trabalho?

Na aba "Plano de Aplicação Detalhado" devem ser informadas todos os tipos de despesas que serão adquiridas com os recursos do Convênio e contrapartida de bens e serviços (se houver). No campo "Natureza da Despesa" clicar na lupa, e no campo "Descrição" informar o nome do tipo de despesa (não utilizar acento, cedilha ou til), consultar e, em seguida, clicar em "Selecionar". Caso necessite, veja os Manuais e os Simuladores Interativos disponíveis no Portal dos Convênios no item inclusão de Propostas.

11) É possível incluir Proposta/Plano de Trabalho para o Termo de Parceria pelo Portal dos Convênios – SICONV?

No momento da inclusão da Proposta/Plano de Trabalho, informar o código do órgão e clicar em "Buscar Programas para Seleção". O sistema disponibilizará todos os programas disponíveis para o órgão selecionado. Selecionar os programas que encaminharão proposta e clicar no botão "Selecionar". O sistema exibirá os programas selecionados.

12) É possível alterar o código da agênciada conta bancária do convênio?

Sim. Para isso, encaminhar ao Ministério do Planejamento um e-mail para convenios@planejamento.gov.br, solicitando a inclusão ou alteração da conta bancária do convênio. Somente o Ministério do Planejamento tem a funcionalidade para alterar ou incluir a conta bancária do convênio quando ela não for gerada automaticamente pelo sistema.

13) Em que caso é admitida a contrapartida em bens ou serviços?

A contrapartida pode ser definida como a participação econômica da entidade convenente ou contratada que recebe os recursos federais. Essa forma de participação deve ser apreciável (mensurável) do ponto de vista econômico.
Como se faz a contrapartida é um assunto tratado diretamente na Portaria Interministerial nº 507/2011. Define-se ali que o usual será a contrapartida financeira (em dinheiro), admitindo-se a contrapartida em bens ou serviços, desde que fundamentada sua aceitação pelo órgão repassador (Art. 24 e §§).
A admissão da contrapartida em bens ou serviços dependerá, portanto, das regras específicas previstas em cada programa, razão pela qual o proponente deve analisar as normas específicas para o programa de seu interesse, a fim de verificar se é admitida a contrapartida em bens ou serviços.

14) Como proceder se, ao tentar enviar uma Proposta/Plano de Trabalho, for recebida a mensagem "O cronograma de desembolso da proposta possui parcelas sem metas associadas"?

Todas as parcelas do cronograma de desembolso devem ser associadas a uma meta correspondente. Para associar a parcela à meta, o usuário deverá clicar na aba "Crono Desembolso", depois no botão "Metas Associadas", da parcela desejada e informar o valor da parcela no campo "Valor da Meta (R$)". Caso necessite, veja os Manuais e os Simuladores Interativos disponíveis no Portal dos Convênios no item inclusão de Propostas.

15) O usuário proponente/convenente informa que está tentando enviar a Proposta/Plano de Trabalho para análise, mas o sistema exibe a mensagem: "A soma de itens aprovados na aba Plano de Aplicação Detalhado não confere com o valor global da proposta". Como proceder?

Para os tipos de despesa de natureza de aquisição que serão adquiridos com o Recurso do convênio, o proponente/convenente deve informar o valor do repasse + o valor financeiro da contrapartida clicando na aba "Plano de Aplicação Detalhado"; e para os tipos de despesa de natureza de aquisição que serão adquiridos com a Contrapartida em bens e serviços (se houver) deverá ser informado o valor da contrapartida em bens e serviços.

Importante: A soma dos itens aprovados tem que ser igual ao valor global do convênio. Se houve itens rejeitados ou em complementação, o proponente deverá incluir um novo item no valor do item rejeitado ou complementar no item incluído o valor do item rejeitado.

16) Como será a forma de aferição da contrapartida quando realizada por bens ou serviços?

A forma de aferição da contrapartida quando realizada por bens ou serviços deve constar do instrumento de convênio, como cláusula obrigatória. Devem ser comprovados os preços utilizados no mercado, as licitações realizadas por outros órgãos da Administração Pública, e nas atas de Registro de Preço etc. No caso do aluguel de um bem imóvel, aconselha-se uma pesquisa no mercado, inclusive na Internet, que seja acompanhada da avaliação de três imobiliárias.

17) Como aplicar o limite de 15% (quinze por cento) exposto no artigo 52 da Portaria 507/2011?

A Portaria proíbe a realização de pagamento de taxas de administração, entendidas como a remuneração de serviços pela administração do convênio (TC-017.286/2005-2, Acórdão n° 1.525/2007-TCU-2a Câmara). Entretanto, até o montante de 15% do valor do convênio, poderão ser custeadas despesas administrativas necessárias à execução do convênio, tais como: aluguel, condomínio, material de expediente, luz, água, etc. Note-se, que devem ser cumpridas as exigências do parágrafo único: as referidas despesas terão de ser necessárias ao bom cumprimento do objeto do convênio, e estarem previstas no plano de trabalho e não ser custeadas por outro convênio ou contrato de repasse.

18) As despesas com o pagamento do INSS devem está previstas no Plano de Trabalho?

Sim, esse tipo de despesa tem que estar prevista no Plano de Trabalho, inclusive a parte do INSS que corresponde à parte patronal. Já o INSS empregatício, deve ser descontado ou deduzido do valor previsto para o pagamento da meta aprovada no plano de trabalho. 

19)  Nas metas previstas no Plano de Trabalho, o valor de cada uma não ultrapassa o valor de R$ 8.000,00. Nesse caso, tenho que fazer procedimento licitatório?

A dispensa de licitação está descrita no artigo 24, inciso II da Lei 8.666, de 1993, onde os valores dos serviços e compras seriam inferiores a 10% do valor previsto na alínea "a" do inciso II do artigo 23 da referida Lei. Entretanto, recomenda-se a (o) convenente que realize, no mínimo, cotação prévia de preços no mercado, com pesquisa de três fornecedores, observados os princípios da impessoalidade, moralidade e economicidade, conforme o artigo 57 da Portaria Interministerial 507/2011.

20) Quando a contrapartida for financeira é obrigatório realizar o depósito dos recursos na conta bancária do convênio?

Sim. A contrapartida do convenente poderá ser atendida por meio de recursos financeiros ou bens e serviços, desde que economicamente mensuráveis. Quando financeira, a contrapartida deverá ser depositada na conta bancária específica do convênio em conformidade com os prazos estabelecidos no cronograma de desembolso (artigo 24, Portaria Interministerial 507/2011). 

21) Poderão ser realizadas despesas com tarifas bancárias com recursos do convênio?

A conta exclusiva para o convênio/projeto será isenta da cobrança de tarifas bancárias. Dessa forma, deverá ser solicitado, junto ao gerente da sua conta, a isenção conforme o artigo 54, Parágrafo 4º da Portaria Interministerial 507/2011.

 

II – EXECUÇÃO  E ACOMPANHAMENTO

É a atividade precípua do órgão transferidor de recursos que, diretamente ou por outrem, em função de delegação de competência, verifica e orienta o fiel cumprimento do objeto do convênio.

1) Como utilizar os rendimentos da aplicação financeira dos recursos do convênio?

Deve-se enviar um ofício assinado pelo representante legal do convênio, mencionando o valor a ser utilizado, com a destinação dos rendimentos e os valores dos itens/serviços, apresentando justificativa individual para cada item/serviço.

O Ofício deve ser acompanhado de extrato bancário comprovando a existência dos rendimentos; de 03 (três) cotações de preços; e de termo de referência para itens novos (ou seja, que não estejam anteriormente contemplados no plano de trabalho ou no termo de referência).

Os recursos de rendimentos só poderão ser utilizados após o recebimento do ofício de autorização do MinC. Vale ressaltar que o valor de rendimentos não se incorpora ao plano de trabalho.

2)  Como deve ser feita a prestação de contas dos rendimentos utilizados:

Convênios firmados pela IN nº 01/1997: juntar as notas fiscais do uso dos recursos à prestação de contas normalmente.

Convênios do SICONV: Registra-se o valor utilizado na aba "Registro de Ingresso de Recursos", na opção "rendimentos da aplicação", no momento de utilização desses rendimentos. A prestação de contas deverá ser processada por meio físico e será composta de Ofício de encaminhamento, relação de cotação de preços, termos de referência, relatório de atividade e respectivas cópias das notas fiscais.

Posteriormente, no final da vigência, às notas fiscais do uso do rendimento deverão ser inseridas como anexos da prestação de contas nas abas do SICONV.

Sugere-se emitir as notas fiscais de uso dos rendimentos separadamente, e fazer nelas alguma anotação que as identifique como sendo referente a uso dos rendimentos.

3) Houve economia na execução de alguns itens. Como fazer para utilizar o saldo positivo com outras demandas do projeto?

Para utilização dos saldos positivos remanescentes nos Convênios firmados pela IN nº 01/97, deve-se enviar um ofício assinado pelo representante legal do convênio solicitando o uso do saldo, mencionando o valor, e a destinação com justificativa sobre a necessidade do pleito. O ofício deve ser acompanhado de extrato bancário; cotações de preços ou referências de valores para cada item que não tiver sido anteriormente contemplado no plano de trabalho; e deve descrever a natureza da despesa (custeio e capital).

4) Em caso de saldo remanescente de não execução de alguma(s) etapa(s) ou meta(s):

Deve-se proceder à solicitação de alteração de Plano de Trabalho (ver item 4), preservando a natureza da despesa (custeio e capital).

Para convênios do SICONV, deve-se proceder à solicitação de ajuste de Plano de Trabalho para remanejamento dos saldos (vide seção "alteração de Plano de Trabalho), preservando a natureza da despesa (custeio e capital).

5) Qual a documentação necessária para alteração de Plano de Trabalho de convênios celebrados pela IN 01/1997:

São necessários: ofício de solicitação assinado pelo representante legal do convênio, com justificativa para cada alteração; novo Plano de Trabalho, já reformulado, mantendo os mesmos valores do plano original (total, capital, custeio e contrapartida), assinado pelo representante legal do convênio; e Termo de Referência com, no mínimo, 03 (três) cotações para cada item novo do Plano de Trabalho.

6)  É possível realizar outras despesas dentro dos elementos de despesasrelacionadas a custeio e capital,  diferente das previstas no Plano de Trabalho do Convênio?

Não. Qualquer alteração na aplicação dos recursos, mesmo sendo da mesma natureza do elemento de despesa, tem que ser solicitada ao concedente do Convênio para que seja efetuada a alteração devidamente justificada pelo o convenente.

7) É possível solicitar alteração de Plano de Trabalho de parcela já recebida de convênios celebrados pela IN 01/1997?

Sim, caso os recursos da parcela não tenham sidos utilizados. Mas a solicitação deverá ser de acordo com o disposto no item 4 e comprovar, com o envio de extratos bancários atualizados da conta do convênio, que o recurso está aplicado na conta bancária específica do projeto.

8) E caso já tenha sido utilizado, sem autorização, os recursos de convênios celebrados pela IN 01/1997?

No caso de ter sido realizado diferentemente do previsto no Plano de Trabalho, deve-se fazer as justificativas no Relatório de Cumprimento do Objeto (RCO) da prestação de contas correspondente, sob pena de não aprovação da prestação de contas. 

9) Qual é o procedimento necessário para um pedido de alteração de Plano de Trabalho no SICONV?

Você pode fazer a solicitação e a justificativa na aba "ajuste de PT". Depois  você deve selecionar os itens "crono físico" e "plano de aplicação detalhado", e, posteriormente, salvar. Em seguida, você deve anexar ofício de solicitação assinado pelo representante legal do convênio, na aba "ajuste de PT", apresentando a justificativa para cada alteração, e 03 (três) cotações de preço para cada item novo no Plano de Trabalho. No final, salve e encaminhe.

Você deve ainda comunicar a esta secretaria, por meio do endereço eletrônicogestaopontos.scdc@cultura.gov.br, a inserção dos dados e documentos no SICONV para que o MinC possa proceder a análise.

Em caso de dúvida, acesse o site onde constam orientações a respeito:https://www.convenios.gov.br/portal/avisos/NOVAS_FUNCIONALIDADES_DO_SICONV_2010.pdf

10) Como solicitar prorrogação de vigência por Termo Aditivo?

No prazo anterior ao estipulado no termo de Convênio o convenente deve encaminhar: ofício de solicitação, com especificação e justificativa do prazo pelo qual se deseja prorrogar a execução do projeto, assinado pelo representante legal do convênio; Plano de Trabalho, com as datas de execução em consonância com o novo prazo de vigência, assinado pelo representante legal do convênio; Cronograma de Desembolso atualizado (no caso de redes de pontos), assinado pelo representante legal do convênio; extratos bancários atualizados da conta do convênio; e Formulário de Acompanhamento, devidamente preenchido (solicitação do modelo pelo endereço eletrônico: gestaopontos.scdc@cultura.gov.br).

11) O que é prorrogação "de ofício"?

É um direito do convenente quando o atraso do repasse de recursos for ocasionado pelo concedente estabelecido pela Portaria nº 507/2011 e pela IN 01/1997.

12) Quando o concedente atrasar os recursos e, consecutivamente, alterar o cronograma de atividades previsto no Plano de Trabalho do Convênio, é possível estender a vigência do Convênio?

Sim. A concedente, neste caso, deve prorrogar "de ofício" a vigência do convênio, limitada a prorrogação ao exato período do atraso verificado conforme estabelece o artigo 43, inciso VI, da Portaria Interministerial 507/2011.

13) Qual é a documentação necessária para a liberação da 2ª Parcela do Convênio de Rede de Pontos de Cultura?

Para a liberação da 2ª parcela do convênio, devem-se encaminhar os Comprovantes de Repasse referentes à 1ª Parcela às entidades selecionadas e o Formulário de Acompanhamento devidamente preenchido.

14) Qual é a documentação necessária para a liberação da 2ª Parcela de Convênios do SICONV de Pontos e Pontões de Cultura?

Para a liberação da 2ª parcela do convênio, devem-se preencher as abas de execução no SICONV relativas aos itens "licitação", "contratos", "documentos de liquidação" e "pagamentos", que demonstram que a parcela anterior está sendo, ou foi, utilizada de acordo com o previsto, segundo a Portaria Interministerial nº 507/2011.

15) Qual é a documentação necessária para a liberação da 3ª Parcela do Convênio, no caso de Rede de Pontos de Cultura?

Para a liberação da 3ª parcela do convênio, devem-se encaminhar os Comprovantes de Repasse referentes à 2ª Parcela às entidades selecionadas e a Prestação de Contas da 1ª Parcela, que deverá ser analisada e receber parecer favorável desta Secretaria.

16) Qual é a documentação necessária para a liberação da 3ª Parcela de Convênio e subsequentes em relação a pontos e pontões?

Convênios celebrados sob a IN nº 01/1997:

Para receber o repasse da 3ª parcela deverá ser a apresentada a prestação de contas parcial referente à 1ª parcela liberada. No caso da 4ª parcela, deverá ser a apresentada a prestação de contas parcial referente à 2ª parcela liberada. Já em relação à 5ª parcela, deverá ser a apresentada a prestação de contas parcial referente à 3ª parcela liberada.

Convênios do SICONV (firmados após maio/2008):

Em relação aos convênios do SICONV é necessário o preenchimento das abas de execução "licitação", "contratos", "documentos de liquidação" e "pagamentos". Depois, deve-se anexar os documentos, referente à 2ª parcela, bem como o envio da prestação de contas física da 1ª parcela.

Quando a liberação dos recursos ocorrer em 03 (três) ou mais parcelas, a 3ª parcela ficará condicionada a apresentação de prestação de contas parcial referente à 1ª parcela liberada. Após a aplicação da última parcela, será apresentada a prestação de contas do total dos recursos recebidos. A prestação de contas será constituída do Relatório de Cumprimento do Objeto, acompanhado dos elementos descritos no art. 28 da IN/ Nº 01/1997.

17) Quais documentos devem compor a Prestação de Contas de Convênios?

Essa documentação deve ser organizada, preferencialmente, pelos respectivos temas e em ordem cronológica. Como, por exemplo:

- Ofício de Encaminhamento, com especificação da documentação encaminhada, e assinada pelo representante legal do Convênio;

- Formulário de Prestação de Contas do Fundo Nacional de Cultura (FNC), contendo: Relatório do Cumprimento do Objeto de convênio (o Relatório de Cumprimento do Objeto destina-se ao acompanhamento e à avaliação técnica dos resultados obtidos durante certo período de execução do projeto, devendo apresentar informações detalhadas e claras, acerca da execução das metas/atividades pactuadas e discriminadas no Plano de Trabalho); Relatório do Cumprimento do Objeto, resumido, das entidades contempladas pela Rede de Pontos de Cultura (somente rede de pontos de cultura); Relatório de Execução Físico-financeira; Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos recebidos, a contrapartida e os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro e os saldos, quando for o caso; Relação de Pagamentos; e Relação de Bens Adquiridos, Produzidos ou Construídos;

- Extratos da conta bancária específicos do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento e conciliação bancária, quando for o caso;

- Comprovante de recolhimento do saldo de recursos à conta indicada pelo responsável pelo projeto;

- Cópia do despacho adjudicatório das licitações realizadas, ou justificadas para sua dispensa, com o embasamento legal;

- Cópias das notas fiscais – documentação contábil;

- Material de divulgação, conforme previsto no Plano Básico de Divulgação; e

- Material gráfico ou audiovisual que comprove a realização das metas propostas, apontando o devido crédito ao Ministério da Cultura.

Documentos que devem compor a prestação de contas para os convênios celebrados com este Ministério antes de 30/05/2008 (vigentes pela Instrução Normativa/STN nº 01, de 15 de janeiro de 1997):

- Cópia do Termo de Convênio; e

- Cópia do plano de trabalho vigente.

Documentos que devem compor a prestação de contas apenas para os convênios celebrados com este Ministério após 30/05/2008:

- Declaração de realização a que se propunha o instrumento do convênio;

- Relação de treinados ou capacitados, quando for ao caso;

- Relação dos serviços prestados, quando for o caso; e

- Termo de compromisso por meio do qual o convenente ou contratado será obrigado a manter os documentos relacionados ao convênio ou contrato de repasse pelo prazo de 10 anos, a contar da data de aprovação da prestação de contas. 

18) Como proceder quando há alteração do representante legal do convênio?

No caso de alteração dos representantes legais do Convênio ou de reeleição (convenente e/ou interveniente), devem-se encaminhar à Secretaria de Cidadania Cultural cópias autenticadas das seguintes documentações:

- RG;

- CPF;

- Comprovante de Residência; e

- Ata de Posse.

19) O pessoal da diretoria pode ser remunerado com recurso do convênio, uma vez que eles prestaram serviços como oficineiros?

Não. As despesas com o pagamento de dirigentes não são permitidas, uma vez que contraria a Cláusula Sexta, Parágrafo Terceiro, do Termo de Convênio. Além disso, esse tipo de despesa descaracteriza o instrumento do convênio a ponto de torná-lo alternativa suplementar às carências orçamentárias, financeiras e operacionais dos entes beneficiários.

20) O convênio poderá admitir a concessão de suprimento de fundos?

Excepcionalmente, mediante mecanismo que permita a identificação pelo banco, poderá ser realizado, uma única vez no decorrer da vigência do instrumento, o pagamento à pessoa física, que não possua conta bancária, observado o limite de R$ 800,00 (oitocentos reais) por fornecedor ou prestador de serviço ( artigo 64, parágrafo 4º da Portaria Interministerial 507/2011).

 

 

 

III – PRESTAÇÃO DE CONTAS

Comprovação da boa e regular aplicação dos recursos financeiros

1) A partir de quando as despesas podem ser efetuadas?

A partir da publicação do convênio no DOU e do decorrente depósito do valor pactuado na conta corrente do Convênio.

2) É possível reformular o plano de trabalho durante a execução do convênio?

É possível, desde que o objeto seja mantido e a solicitação do convenente (contendo justificativa e novo detalhamento das despesas as serem alteradas, bem como o Plano de Trabalho reformulado, no mínimo 30 dias antes do fim da vigência) seja aprovada previamente, pela concedente que, para isso, poderá solicitar uma prestação de contas, parcial (artigo 50 da Portaria Interministerial 507/2011). 

3) Como aplicar o recurso do convênio?

Em fundos de aplicação de curto prazo e/ou poupança (artigo 54 da Portaria Interministerial 507/2011).

4) É possível realizar despesas em finalidade diversa da estabelecida como, por exemplo, em caso de emergência, gastar recursos de despesas de capital em despesas correntes?

Não é permitido utilizar recursos do convênio para pagamento de despesas de natureza distinta da previamente pactuada. Por exemplo: se está previsto no Plano de Trabalho a aquisição de computadores, não é possível utilizar os recursos em alimentação caso este gasto não esteja previsto no Plano de Trabalho (artigo 52, inciso IV da Portaria Interministerial 507/2011).

5)  Há necessidade de apresentar prestação de contas parcial para realização do aditamento?

Sim, por tratar-se de meio hábil para a concedente exercer legitimamente sua função gerencial fiscalizadora (art. 64, parágrafo 1º, inciso II da Portaria Interministerial 507/2011). 

6) Como proceder para devolver saldo do Convênio?

Havendo saldo remanescente do Convênio, solicitar as instruções para a correta devolução à Coordenação de Prestação de Contas de Convênios da Secretaria de Cidadania Cultural (artigo 73 da Portaria Interministerial 507/2011). 

7) Caso o convênio não tenha sido executado, como deverá ser realizada a devolução dos recursos?

Neste caso, os recursos não utilizados deverão ser devolvidos à Conta Única do Tesouro sem incidência de juros e de mora. Para emissão de GRU, entrar em contato com a Coordenação de Prestação de Contas de Convênios da Secretaria de Cidadania Cultural (artigo 72, parágrafo 2º da Portaria Interministerial 507/2011).

8) Pode haver saque de valores da conta vinculada de Convênio?

Não. Os pagamentos deverão ser realizados mediante crédito na conta bancária de titularidade dos fornecedores e prestadores de serviços (artigo 64, parágrafo 2º inciso II da Portaria Interministerial 507/2011). 

9) Quando o convenente esquece-se de fazer referência ao convênio, data  de emissão e assinatura no corpo da nota, o mesmo poderá fazer a referência por meio de carimbo?

Sim, mas com as devidas justificativas. Ele também pode fazer a correção por meio de erratas, conforme determinado na Cláusula Oitava, Parágrafo Segundo do Termo de convênio: "As despesas serão comprovadas mediante documentos fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, notas fiscais, recibos e quaisquer outros documentos comprobatórios, serem emitidos dentro da vigência do instrumento e em nome do CONVENENTE, com identificação do título e número deste CONVÊNIO e mantidos em arquivo em boa ordem, à disposição dos órgãos de controle interno e externo, pelo prazo de 05 (cinco) anos, contados da aprovação da tomada de contas do gesto CONCEDENTE, pelo Tribunal de Contas da União, relativo ao exercício em que ocorreu a concessão"

10) Quais são os procedimentos quando o convenente efetuar o pagamento antes da emissão da nota fiscal?

O convenente não poderá efetuar pagamento antecipado. Caso ocorra fato dessa natureza dentro da vigência do convênio, este deverá justificar o ato ao órgão responsável pela prestação de contas, que poderá acatar ou não as justificativas do convenente (artigo 52, inciso V, da Portaria Interministerial 507/2011). 

11) Cupom fiscal poderá ser aceito como documento fiscal?

O cupom fiscal só tem valor fiscal quando a mercadoria vem discriminada, contendo CNPJ, Inscrição Estadual e endereço do estabelecimento. Você deve solicitar que o cupom fiscal saia em nome do convenente do projeto ou discriminar a referência ao convênio. Caso isso não seja possível, pedir uma Nota Fiscal. 

12) Os recibos nos quais não constem RG e CPF do prestador(a) do serviço poderão ser aceitos?

Não, porque os mesmos deverão ser "devidamente identificados" para comprovar a fiel execução do serviço pelo prestador.

13) Depósitos realizados na conta dos fornecedores poderão ser aceitos como documentos fiscais?

Não, porque a comprovação deverá ser "por meio de faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios a serem emitidos em nome do convenente ou do executor".

14) Como será realizada a devolução dos recursos referente a contrapartida aplicada no mercado financeiro?

As contas terão radical diferenciado: uma para a contrapartida e outra para os recursos aportados pela União. A devolução dos recursos financeiros aplicados deverá ser proporcional. Portanto, deverão ser somadas as quantias existentes nas duas contas e aplicado percentual ajustado como aporte de contrapartida para aferir o montante a ser devolvido ao concedente (artigo 73, Parágrafo Único da Portaria Interministerial 507/2011).

15)  Ao final do convênio os saldos existentes nas contas de aplicação do convenente e do concedente serão devolvidos?

Se a contrapartida foi aportada totalmente em dinheiro e aplicada na mesma data conjuntamente com os recursos da União, em teoria a resposta seria positiva. Note-se, entretanto, que irá depender da natureza da contrapartida, ou seja, se financeira, bens ou serviços, e qual o momento, segundo o plano de trabalho, em que será aportada e aplicada. Portanto, parece mais seguro aplicar a regra geral.

16) Qual a interpretação do artigo 52, inciso VI da Portaria Interministerial 507/2011?

O artigo estabelece, como regra geral, que não serão permitidos os pagamentos com data posterior à vigência do ajuste. Entretanto, é permitido realizá-los para aquelas despesas com fatos geradores que ocorreram antes do término do convênio, desde que autorizados pela autoridade concedente. 

17) A não aplicação do recurso implica em restituição dos rendimentos não auferidos?

Sim. A convenente deverá aplicar o valor total dos recursos recebidos. Essa regra é declarada na Cláusula Nona da Restituição de Recursos do Termo de Convênio, que estabelece no Parágrafo Único: "Compromete-se, ainda, o convenente, a recolher à conta do concedente o valor correspondente aos rendimentos de aplicação no mercado financeiro, referente ao período compreendido entre a liberação dos recursos e sua utilização, quando não comprovar o seu emprego na execução do objeto, ainda que não tenha feito aplicação."

18) Recebemos uma nota fiscal emitida em 20/01/2010 e o prazo de validade expirou-se em 20/02/2010. É possível a validação dessa nota fiscal? Como proceder?

Sim. A convenente deverá dirigir-se à Secretaria de Estado da Fazenda Pública, para obtenção de novo carimbo de prorrogação. Caso não seja possível a prorrogação a Secretaria da Fazenda providenciará a devolução do recurso.

19) Se eu conseguir executar o objeto somente com o valor do repasse, preciso devolver o valor referente a contrapartida?

Sim. A contrapartida deve ser aportada no objeto do convênio. Quando esse procedimento não for realizado, a convenente deverá recolher aos cofres públicos o percentual da contrapartida pactuada e não aplicada na execução do objeto do convênio. Essa documentação deve ser organizada, preferencialmente, pelos respectivos temas e em ordem cronológica. Como, por exemplo:

- Ofício de Encaminhamento, com especificação da documentação encaminhada, e assinada pelo representante legal do Convênio;

- Formulário de Prestação de Contas do Fundo Nacional de Cultura (FNC), contendo: Relatório do Cumprimento do Objeto de convênio (o Relatório de Cumprimento do Objeto destina-se ao acompanhamento e à avaliação técnica dos resultados obtidos durante certo período de execução do projeto, devendo apresentar informações detalhadas e claras, acerca da execução das metas/atividades pactuadas e discriminadas no Plano de Trabalho); Relatório do Cumprimento do Objeto, resumido, das entidades contempladas pela Rede de Pontos de Cultura (somente rede de pontos de cultura); Relatório de Execução Físico-financeira; Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos recebidos, a contrapartida e os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro e os saldos, quando for o caso; Relação de Pagamentos; e Relação de Bens Adquiridos, Produzidos ou Construídos;

- Extratos da conta bancária específicos do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento e conciliação bancária, quando for o caso;

- Comprovante de recolhimento do saldo de recursos à conta indicada pelo responsável pelo projeto;

- Cópia do despacho adjudicatório das licitações realizadas, ou justificadas para sua dispensa, com o embasamento legal;

- Cópias das notas fiscais – documentação contábil;

- Material de divulgação, conforme previsto no Plano Básico de Divulgação; e

- Material gráfico ou audiovisual que comprove a realização das metas propostas, apontando o devido crédito ao Ministério da Cultura.

Documentos que devem compor a prestação de contas para os convênios celebrados com este Ministério antes de 30/05/2008 (vigentes pela Instrução Normativa/STN nº 01, de 15 de janeiro de 1997):

- Cópia do Termo de Convênio; e

- Cópia do plano de trabalho vigente.

Documentos que devem compor a prestação de contas apenas para os convênios celebrados com este Ministério após 30/05/2008:

- Declaração de realização a que se propunha o instrumento do convênio;

- Relação de treinados ou capacitados, quando for ao caso;

- Relação dos serviços prestados, quando for o caso; e

- Termo de compromisso por meio do qual o convenente ou contratado será obrigado a manter os documentos relacionados ao convênio ou contrato de repasse pelo prazo de 10 anos, a contar da data de aprovação da prestação de contas. 

20) Como proceder quando há alteração do representante legal do convênio?

No caso de alteração dos representantes legais do Convênio ou de reeleição (convenente e/ou interveniente), devem-se encaminhar à Secretaria de Cidadania Cultural cópias autenticadas das seguintes documentações:

- RG;

- CPF;

- Comprovante de Residência; e

- Ata de Posse.

21) O pessoal da diretoria pode ser remunerado com recurso do convênio, uma vez que eles prestaram serviços como oficineiros?

Não. As despesas com o pagamento de dirigentes não são permitidas, uma vez que contraria a Cláusula Sexta, Parágrafo Terceiro, do Termo de Convênio. Além disso, esse tipo de despesa descaracteriza o instrumento do convênio a ponto de torná-lo alternativa suplementar às carências orçamentárias, financeiras e operacionais dos entes beneficiários.

22) O convênio poderá admitir a concessão de suprimento de fundos?

Excepcionalmente, mediante mecanismo que permita a identificação pelo banco, poderá ser realizado, uma única vez no decorrer da vigência do instrumento, o pagamento à pessoa física, que não possua conta bancária, observado o limite de R$ 800,00 (oitocentos reais) por fornecedor ou prestador de serviço ( artigo 64, parágrafo 4º da Portaria Interministerial 507/2011).